Menyusun Rencana Kerja Proyek
Penyusunan sebuah
skema yang efektif untuk sebuah proyek mungkin terlihat sebagai sebuah
pekerjaan yang berat. Pada prakteknya, penyusunan skema proyek ini sebenarnya
adalah sebuah prosedur yang sangat penting. Penyusunan skema proyek dilakukan
atas dasar pertimbangan yang logis mengenai apa saja yang diperlukan untuk
mencapai hasil yang diinginkan, sesuai jadwal dan menggunakan biaya yang lebih
rendah daripada anggarannya.
Rencanakan sebuah
pekerjaan dengan pertimbangan yang logis.Penyusunan sebuah skema yang efektif
untuk sebuah proyek mungkin terlihat sebagai sebuah pekerjaan yang berat. Pada
prakteknya, penyusunan skema proyek ini sebenarnya adalah sebuah prosedur yang
sangat penting. Penyusunan skema proyek dilakukan atas dasar pertimbangan yang
logis mengenai apa saja yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan,
sesuai jadwal dan menggunakan biaya yang lebih rendah daripada anggarannya.
Siapkan sebuah daftar
untuk pemeriksaan hasil kerja. Meskipun masing-masing direktur mungkin
mempunyai pendekatan dan cara pemantauan proyek yang berbeda-beda, beberapa
jenis industri, perusahaan, dan bisnis biasanya menggunakan daftar pemeriksaan
sebagai landasan awal untuk menyusun rencana kerja bagi proyek mereka.
Para manajer yang
terlibat secara aktif dalam manajemen proyek harus lebih sering menggunakan
daftar pemeriksaan untuk perencanaan proyek; termasuk memasukkan apa saja yang
menjadi tujuan dan tanggung jawab mereka.
Pendekatan yang
digunakan dalam menangani sebuah proyek mungkin saja bervariasi, tetapi dasar
untuk mempersiapkan sebuah daftar pemeriksaan pada umumnya sama tanpa
tergantung pada bidang industri, ukuran proyek, atau tujuannya.
Susunlah rencana
secara rinci. Penyusunan rencana proyek yang baik dapat dilakukan dengan
menentukan apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan dan
persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi:
Tujuan dan sasaran
harus dinyatakan dengan jelas dan singkat, untuk mengarahkan pengembangan
proyek dan menetapkan cara pengukuran yang akan digunakan dalam mengevaluasi
pertumbuhan dan hasil-hasil yang telah dicapai.
Pelajari secara
khusus jika ada sudah pernah ada proyek yang sama, dan lakukan penelitian
tentang kesalahan-kesalahan atau masalah apa saja yang harus diwaspadai agar
tidak terjadi lagi kesulitan yang sama pada saat menyelesaikan proyek yang
sedang berjalan.
Anggaran proyek yang
sudah ditentukan tetap harus bisa disesuaikan agar proyek yang direncanakan
bisa berhasil dengan biaya yang lebih rendah daripada anggarannya. Hitunglah
berapa jumlah dana yang sudah tersedia dan besarnya kebutuhan dana untuk proyek
ini.
Anggota kelompok
harus memahami fungsi dan kewajiban mereka, dan harus mampu untuk memenuhi
secara efektif apa yang dibutuhkan oleh proyek ini. Mereka harus memahami bahwa
keberhasilan proyek sangat tergantung pada mereka.
Lakukanlah analisis
risiko. Rancangan sebuah proyek yang efisien membutuhkan sebuah analisis
atas risiko yang mungkin timbul. Setiap faktor risiko harus
diperhitungkan/dianalisis. Ketahuilah apa bahaya yang mungkin harus dihadapi,
kerugian-kerugian yang mungkin terjadi dari proyek ini dan bagaimana cara
mencegahnya.
Siapkan sebuah jadwal
kerja dalam format yang jelas yang mampu memberikan target waktu dari seluruh
pekerjaan. Penentuan target waktu untuk pencapaian hasil ini akan
dipengaruhi oleh kualitas dan kompleksitas dari proyek.
Buatlah kesepakatan
terlebih dahulu. Rincian atau struktur dari rencana proyek (begitu juga
dengan rencana dari setiap orang yang mempunyai kepentingan yang sama) harus
disetujui oleh direktur, bagian pembelian dan pimpinan dari pengelola proyek.
Lakukan pemeriksaan
ulang atas finalisasi rencana proyek. Langkah terakhir ini hanyalah
penutup dari penyusunan rencana proyek yang efektif. Dan merupakan langkah awal
dari pelaksanaan proyek.
No comments:
Post a Comment